Datos móviles en ferias y congresos: prepárate para el pabellón, no para el hotel

Un pabellón es mal sitio para un móvil

Fallan dos cosas a la vez. El propio edificio se interpone entre tú y las antenas de fuera: las paredes gruesas, los marcos metálicos, los techos y los pilares debilitan la señal, como contamos en sin cobertura dentro de un edificio. Después llega la gente, y cada visitante, expositor y periodista comparte la capacidad de las mismas antenas, un problema que tratamos desde el lado del público en sin datos en festivales y estadios.

Una feria es más exigente que un concierto en una cosa: dura todo el día, varios días seguidos, y la conexión la necesitas para trabajar, no para subir una historia. Y la gente se mueve a la vez: la primera hora tras abrir puertas, los minutos después de una ponencia principal y la hora de comer son los momentos en que muchos sacan el móvil al mismo tiempo, que es también cuando un cliente quiere ver tu demo o tú necesitas encontrar la siguiente reunión.

Para qué sirve el wifi del recinto

Los grandes recintos tienen su propia red, y los mejores dicen con claridad para qué sirve la gratuita. Messe Frankfurt ofrece wifi gratis en todo el recinto a los usuarios registrados y explica que es más adecuada para navegar de vez en cuando y consultar el correo o los mensajes: no hay límite de datos, pero la velocidad está limitada porque la comparten muchísimos dispositivos. Para uso profesional vende a los expositores un paquete wifi premium, que se reserva en su tienda de servicios, con puntos de acceso adicionales en el stand en los paquetes grandes.

Otros recintos funcionan de forma parecida. IFEMA Madrid, por ejemplo, indica a los expositores que su equipo de tecnología les asesora en soluciones de conectividad para cada necesidad. La conclusión para quien expone es tratar la conexión como la electricidad del stand: algo que se contrata con antelación, a través del organizador y dentro de plazo, no algo que esperas encontrar el primer día.

Si expones

• Lleva copia local de cada vídeo, presentación y demo en el portátil y pruébala con el wifi apagado.
• Contrata una conexión para el stand en los servicios al expositor si algo de lo que enseñas necesita internet.
• Usa el móvil como línea de respaldo, conectado al portátil por cable mejor que por punto de acceso wifi.
• Ten el móvil cargando en el stand: compartir conexión todo el día le exige mucho.
• Inicia sesión antes de viajar en las cuentas que vayas a necesitar, con la verificación en dos pasos a mano.

El cable tiene sentido en un pabellón lleno de redes inalámbricas, y en USB o punto de acceso wifi explicamos las diferencias. Si presentas a distancia para alguien de la oficina, Microsoft indica que compartir una sola ventana consume menos ancho de banda que compartir la pantalla entera, algo que se nota en una conexión compartida.

Si vas de visitante

Haz la parte que necesita internet antes de entrar. Descarga la app de la feria y abre el plano, tu agenda y la lista de reuniones mientras sigues con el wifi del hotel, y haz capturas de los pabellones y los números de stand que te interesan. Guarda la entrada o la acreditación en la cartera del móvil si el organizador lo permite; en documentos de viaje sin conexión tienes qué funciona sin red.

Queda con compañeros y clientes en un punto físico y a una hora, el número de stand o una entrada concreta, en vez de fiarlo todo a los mensajes para encontraros a mediodía. Intercambia los datos de contacto de una forma que no necesite conexión en ese momento y manda el seguimiento por la tarde. Si escaneas contactos o tarjetas con una app, comprueba antes de la feria si guarda los escaneos en el móvil y los sube después o si necesita conexión para cada uno.

Llamadas cuando el pabellón no ayuda

Las llamadas de voz y vídeo por datos son lo primero que sufre en un pabellón saturado, porque necesitan un flujo constante y no un envío puntual. Para las llamadas importantes, sal del pabellón o vete a una zona más tranquila, o usa las salas de reuniones del recinto. Si tu operador permite las llamadas por wifi en el extranjero, tu número de siempre puede hacer y recibir llamadas por el wifi del recinto o del hotel; lo explicamos en llamadas por wifi en el extranjero.

El texto aguanta mejor que el audio. Un mensaje corto tiene más opciones de salir en un hueco que una nota de voz o una videollamada, así que, cuando un cliente se retrasa, escribe en vez de llamar. Mantén activa tu línea de siempre para llamadas y SMS, para que quien tiene tu número pueda localizarte, y deja los datos a la línea que has preparado para el viaje.

Si la feria es en el extranjero

Una eSIM de datos del país de la feria, instalada en casa, da al móvil su propia conexión desde que aterrizas y deja tu línea de siempre para llamadas y SMS. Un pack de país de Snoozim funciona solo en ese país, así que uno de Francia cubre una feria en París o en Lyon, mientras que un viaje que cruza fronteras necesita el pack de Europa. WhatsApp sigue funcionando con tu número de siempre en cualquier caso.

Cada compra lleva su factura con el IVA, que es lo que pide una nota de gastos, y la guía de viajes de trabajo explica cómo comprar para un equipo. Los datos solo empiezan a contar con la primera conexión en destino, así que puedes comprarla con semanas de margen, junto al resto de la logística de la feria.